ثبت درخواست دوره آموزشی، سیستم یکپارچه امور دانشجویی

دقت کنید که ترتیب بسیاری از مسائل در این پروژه جابجا شده تا کپی از آن صورت نگیرد مخصوصا نمودار ها

زیر سیستم اسکان
بخش اول : قبل از اسکان
برای استفاده از خدمات این زیر سیستم دانشجویان می بایست ابتدا در سیستم ثبت نام کنند. ثبت نام در دوره های زمانی خاص انجام می شود و دانشجویان در صورت داشتن این شرایط می توانند ثبت نام نمایند.(دانشجویان فاقد این شرایط لینک ثبت نام را نمی بینند)
واحد های ساختمانی در صورت موجود بودن به دانشجو هایی که دارای حداقل امتیازات لازم باشند برای مدت 5 سال تخصیص خواهد  یافت که این مدت تحت شرایط خاصی قابل تمدید می باشد.
برای محاسبه امتیازات، دانشجو مدارک خود را در سیستم ثبت می کند .این مدارک توسط کارشناس استان ارزیابی شده و امتیازات مربوطه محاسبه و برای  وی ثبت می شود. خود کارشناس استان نیز می تواند امتیازاتی را  مثلا در مواردی که توصیه نامه های خاصی برای دانشجو صادر شده باشد  برای وی ثبت کند.
پس از ثبت تمامی امتیازات در صورتیکه امتیازات دانشجو بیش از 20 باشد در لیست افراد مجاز برای تحویل واحد مسکونی قرار داده می شود.
در صورتیکه واحد خالی موجود باشد کارشناس استان می تواند به ترتیب امتیازات، واحدهایی را به هر دانشجو پیشنهاد دهد. که در صورت پذیرش از سوی دانشجو آن واحد به وی اختصاص می یابد.
اطلاعات مربوط به وضع ظاهری و شرایط ساختمان حین تحویل به دانشجو باید در سیستم ثبت شده و در قالب یک صورتجلسه قابل چاپ باشد.
دانشجویانی که امتیازات آنها به حدنصاب 20 نرسیده باشد می توانند با افزایش امتیازات شرایط تحویل منزل مسکونی را بدست آورند.
تعداد واحد مسکونی خاص وجود دارد که  در شرایطی به دانشجویان با امتیاز بین 17 تا 20 تعلق می گیرد.
نکته: اطلاعات تمامی واحد های مسکونی موجود باید در سیستم ثبت شود. ثبت اطلاعات واحد ها توسط مدیر ساختمان انجام شده و این اطلاعات توسط استان تایید می شود.
نکته: دانشجو باید بتواند امتیازات ثبت شده را مشاهده کند.
نکته: در صورتیکه متقاضیان واحد ها بیش از واحدهای مسکونی باشند صف انتظار تشکیل می شود.
نکته: این فرآیند در حال حاضر فقط در استان قم اجرا می شود ولی طراحی باید بگونه ای باشد که در آینده در تمامی کشور قابل اجرا باشد.
نکته: فرآیندها استانی است و استان تایید کننده می باشد. ستاد تنها نقش ناظر و گزارش گیر را دارد.
نکته: این فرآیند تنها مربوط به دانشجویان ایرانی است.
بخش دوم :  حین اسکان
پس از تخصیص واحد به دانشجو مادامیکه ساکن واحد مسکونی باشد ، اطلاعات تمامی مراسلات مرتبط به وی شامل قبوض، نامها (احضاریه، اخطاریه و مانند آن)، شکایت همسایگان و ... باید توسط مدیر ساختمان برای وی ثبت شده و این اطلاعات در پنل دانشجو برای وی قابل مشاهده باشد.
همچنین در صورت وجود یا بروز مشکل در تاسیسات واحد مسکونی، دانشجو می تواند از طریق پنل خود گزارشی را برای مدیر ساختمان جهت پیگیری ارسال نموده و مدیر نیز بر اساس این گزارشات سرویسکار مرتبط را برای رفع مشکل به واحد اعزام نماید.

بخش سوم: تخلیه واحد مسکونی
به هنگام تخلیه واحد مسکونی مدیر بر اساس اطلاعات ثبت شده از وضع ظاهری و تاسیسات واحد مسکونی هنگام تحویل، شرایط موجود را از نظر عدم تخریب بنا و مانند آن بررسی کرده و پس از رفع مسائل مربوط به این موضوع تخلیه واحد کامل می شود.

زیر سیستم سلامت بدنی
این زیر سیستم شامل چهار بخش اصلی است: بانک اطلاعات دانشجویان ورزشکار، سرویس ها، مسابقات و بهداشت
بخش اول: بانک اطلاعات دانشجویان ورزشکار
در این بخش دانشجویان می توانند در یک روند شناسایی اطلاعات مربوط به سوابق و توانمندیهای ورزشی خود (مهارتها، مقامها،مدارک مربیگری و ...) را در سیستم ثبت کنند. کاربر استانی این مدارک را بررسی و ثبت نهایی می کند.

بخش دوم : سرویس ها
سرویس ها مجموعه ای از خدمات رفاهی و ورزشی مثل استخر، کوهنوردی و ... هستند که اطلاعات مربوط به آنها در سیستم ثبت می شود و دانشجویان در صورت تمایل می توانند برای استفاده از آنها اقدام نمایند.

بخش دوم: مسابقات
مسابقات در دو سطح استانی( برای یک استان خاص) و ستادی (برای کل کشور) قابل تعریف می باشند.
در هر  دو حالت کاربر مسئول در فرآیند اعلام نیاز، شرایط (مدارک یا توانمندی های پیش نیاز؛ انفرادی، تیمی یا خانوادگی بودن مسابقه و ....) و تعداد افراد مورد نیاز جهت برگزاری مسابقه را در سیستم ثبت می نماید. دانشجویان در صورتیکه خود را واجد شرایط بدانند  ثبت نام می کنند و استان از میان ثبت نام شده گان لیست نهایی را تهیه و ارسال می کند.
در مورد ادامه این فرآیند و اینکه پس در هنگام یا پس از برگزاری مسابقه چه خواهد شد ابهام وجود داشت.

بخش چهارم : بهداشت
این فرآیند شامل ثبت نام دانشجویان علاقه مند (عمومی) یا واجد شرایط (مثلا دارندگان یک مدرک مربیگری خاص) برای دوره های آموزشی عمومی و تخصصی می باشد.

زیر سیستم  نظام وظیفه
این زیر سیستم شامل دو  بخش اصلی است: مشمولین و خروج از کشور
بخش اول : مشمولین
بخش مشمولین شامل دو فرآیند کاری است: صدور معافیت تحصیلی و مدیریت سرباز دانشجو
برای صدور معافیت تحصیلی ابتدا دانشجو با مراجعه حضوری معرفینامه ای برای پلیس +10 در یافت می کند و سپس به پلیس +10 مراجعه کرده و معافیت تحصیلی را دریافت می کند. اطلاعات مربوط به معافیت تحصیلی از طریق استان برای وی ثبت می شود (که ممکن است رد یا قبول باشد) .
قرار براین شد که در مورد اینکه این مرحله به صورت اتوماتیک و تسط وب سرویس انجام شود پیگیری شود.
دانشگاه - دانشکده برای افرادی که قبلاً مشمول نبوده اند و اکنون مشمول می شوند یا برای تمدید معافیت تحصیلی برای مشمولان اقدام می کند .
نکته: تمامی درخواست های دانشجو در سیستم به شکل یک نامه و براساس کلیشه های مشخص شده آماده شده و از طریق  وب سرویس به سیستم دبیرخانه جهت صدور شماره ارجاع داده می شود.
در صورت اخراج یا انصراف دانشجو، بررسی و آمار با تغییر وضعیت  وی را برای گذراندن خدمت سربازی به نظام وظیفه معرفی کرده و مراتب را به اطلاع وی می رساند.
نکته: مطابق عملکرد سیستم جاری در این بخش سیستم باید با نمایش مطالبی کاربر را در مدیریت وضعیت دانشجو راهنمایی کند
نکته: به محض تغییر وضعیت نظام وظیقه باید کارت هوشمند قبلی حذف شده و کارت جدیدی صادر شود.
نکته: در موارد خاصی با اخذ تعهد اجازه تمدید کارت داده می شود که در این موارد باید سند تعهد ثبت شود.
فرآیند کاری مهم دیگر این بخش معرفی دانشجویان جهت گذراندن خدمت سربازی می باشد. این فرآیند با ثبت مراکز مجاز برای پذیرش سرباز دانشجو به همراه ظرفیت پذیرش در هر سال آغاز می شود.
در مواردی نیز ممکن است دانشجو با مراجعه به سازمان مورد نظر نامه ای مبنی بر اعلام نیاز آن سازمان را اخذ کرده و در سیستم ثبت نماید.
پس از مشخص شدن نیازمندیها دانشجویان با صدور حکم اعزام به ارگانها معرفی می شوند. حکم اعزام توسط مدیر استانی ثبت شده و در پنل دانشجو مشاهده می شود.
در طول مدت خدمت دانشجو گزارشات دوره ای مربوط به عملکرد و سوابق (مرخصی، غیبت و ...) خدمتی دانشجو و امریه ها  در این سیستم ثبت می شود.
نکته: امریه ها افرادی غیر دانشجو هستن که در طول مدت خدمت اطلاعات آنها در سیستم توسط مدیر قابل مشاهده بوده و از طریق سیستم برای آنها گزارشات مورد نیاز ارسال می شود.

بخش دوم: خروج از کشور
این فرآیند تنها در مورد افرادی اجرا می شود که وضعیت نظام وظیفه آنها معافیت تحصیلی باشد.
فرآیند با ثبت تقاضای سفر شامل مقصد، مدت و ... شروع می شود. در صورتیکه سفر به اماکن خاصی انجام شود وثیقه از طرف دانشگاه - دانشکده برای دانشجو گذاشته می شود و در غیر اینصورت باید اطلاعات مربوط به وثیقه شخصی (معمولا چک) نیز در سیستم ثبت شود.

زیر سیستم  ایثارگران
در این زیر سیستم دانشجو می تواند اطلاعات مربوط به سوابق ایثارگری خود یا بستگانش را در سیستم ثبت نماید. این اطلاعات پس از تایید توسط استان  یا ستاد در سوابق وی ثبت می شود و در زیر سیستم های دیگر قابل استفاده می باشد.
نکته: خود دانشجو یا دانشگاه - دانشکده و استان به جای دانشجو می توانند اطلاعات را درسیستم ثبت کنند.
نکته: در این بخش گزارشات خاصی مورد نیاز است.


زیر سیستم  موسسات
در این زیر سیستم اطلاعات مربوط به موسسات (و پرسنل مربوطه) مرتبط به مدارس ثبت می شود. اطلاعات توسط دانشگاه - دانشکده یا استان ثبت شده و توسط استان تایید می شود.
نکته: اطلاعات ثبت شده تا قبل از تایید توسط دانشگاه - دانشکده به صورت کلی قابل ویرایش است اما پس از تایید تنها فیلدهای خاصی از آن (مثل میزان سرمایه) توسط دانشگاه - دانشکده قابل ویرایش می باشد در حالیکه استان می تواند تمامی فیلدها را ویرایش کند.

زیر سیستم خوابگاه ها (خوابگاه ها)
این زیر سیستم در حال حاضر در مورد دانشجویان سطوح عالی و در قم اجرایی است اما در آینده باید در تمام استانها و برای تمامی سطوح قابل دسترسی باشد.
فرآیند با ثبت اطلاعات خوابگاه ها آغاز می شود.اطلاعات مربوط به مدارس خوابگاهی، ظرفیت و شرایط آنها در سیستم ثبت می شود. ثبت اطلاعات به صورت دوره ای (سال به سال) انجام می پذیرد. این ظرفیت شامل ظرفیت ثابت و ظرفیت میهمان (برای اقامت کوتاه مدت) معرفی می شود.
افراد باید برای استفاده از خوابگاه مجاز باشند. مجاز بودن افراد به صورت سیستمی چک می شود.در مواردی برخی از افراد با ارائه نامه های خاصی مجاز می شوند.
دانشجو از بین ظرفیت های موجود دو مورد را انتخاب می کند و درخواست می دهد. ممکن است یکی از این دو مورد در خواست دانشجو را پذیرش کنند. در این صورت فرآیند انتخاب خوابگاه پایان می یابد. در صورتیکه هیچیک از درخواست های دانشجو مورد پذیرش واقع نشود دانشجو می تواند موارد دیگری را انتخاب نماید.
فرآیند دیگر جابجایی دانشجویان بین خوابگاه های یک دانشگاه - دانشکده یا بین خوابگاه های دو مدرس مختلف است که پس از ثبت در خواست توسط دانشجو و تایید استان این درخواست به دانشگاه - دانشکده جهت تایید ارسال می شود.
فرآیند دیگر ثبت حضور و غیاب و مرخصی برای دانشجویان ساکن خوابگاه ها می باشد که باید با سیستم موجود جهت حضور و غیاب یکپارچه سازی لازم صورت پذیرد.
نکته: حضور و غیاب هم به صورت کارتی و هم با اثر انگشت انجام می شود.
فرآیند دیگر اسکان موقت برای خوابگاه هایی است که ظرفیت میهمان دارند. این درخواست ها هم به صورت انفرادی و هم به صورت گروهی در سیستم ثبت می شود.
نکته: فضاهای خاصی مثل سالن ها و غیره که لزوماً خوابگاه نیستند می تواند جهت اختصاص به متقاضیان میهمان به صورت موقت اختصاص داده شوند و این فضا ها باید به شکلی در سیستم تعریف شوند.
فرآیند دیگر ثبت نتایج مربوط به کمیسیون هاست که توسط استان یا مدرسه ثبت می شود اما برای دانشجو ، مدرسه و استان قابل مشاهده است. این فرآیند می تواند منجر به قرار گرفتن دانشجو (به صورت مدت دار) در لیست سیاه خوابگاه شود که در این حالت تا پایان مدت مشخص شده دانشجو مورد نظر حق درخواست برای استفاده از خوابگاه را ندارد.


کلیه سیستم ها و زیر سیستم های فوق می بایست نیاز سنجی دقیق اطلاعاتی شوند

مثال :
ثبت نیازمندیها
ارگان های مشخص شده راسا یا ستاد و استان به جای آنها می توانند با پر کردن فرم اعلام نیاز، نیازمندیهای خود را در سیستم ثبت کنند. این نیاز مندی شامل مشخصات (پایه تحصیلی، تخصص، سن و ... ) دانشجویانی است که سازمان برای همکاری نیاز مند به آنها نیاز دارد.
معرفی زیر سیستم
زیر سیستم دانش آموختگان سامانه ای برای شناسایی و معرفی دانشجویان واجد شرایط به سازمان های متقاضی می باشد. همچنینی پس از معرفی دانشجویان به سازمان ها پشتیبانی های لازم از درخواست های دانشجو از طریق این سیستم صورت می پذیرد.
شناسایی دانشجویان
دانشجویان واجد شرایط در فرآیندی به نام شناسایی دانشجو مجموعه ای از اطلاعات مطابق فرم ضمیمه را در سیستم ثبت می نمایند. بخشی از این اطلاعات از زیر سامانه های دیگر دریافت شده و بخشی از آن نیز توسط دانشجو در سیستم ثبت می شود. در پایان دانشجو با توجه به علایق خود چند اولویت را برای کار انتخاب می کند.
از طرف ستاد یا استان در زمان های خاصی جلسات مصاحبه تعریف می شود که دانشجویان پس از تایید اطلاعات بخش شناسایی می توانند با انتخاب یک زمان خاص برای شرکت در جلسه مصاحبه اعلام آمادگی نمایند.
مصاحبه
مصاحبه شامل سه بخش است : مصاحبه عمومی، مصاحبه اختصاصی و ثبت اولویت.
در مصاحبه عمومی ابتدا مصاحبه گر صحت و سقم ادعاهای دانشجو در فرآیند شناسایی را با ارزیابی مدارک یا سوال و جواب بررسی کرده  و امتیازاتی به وی اختصاص می دهد. سپس مصاحبه گر از میان مجموعه ای از تست ها (تست شخصیت و ...) یک مورد را انتخاب کرده ودانشجو به آن پاسخ می دهد. پس از پاسخ دهی دانشجو به تست در صورتیکه مصاحبه گر لازم بداند ممکن است از دانشجو بخواهد تا تست دیگری را نیز پاسخ دهد و این امر ممکن ست تا چند تست ادامه یابد. در نهایت مصاحبه گر با توجه به نتایج آزمون های دانشجو ممکن است مستقیماً با ثبت نتیجه مصاحبه را پایان دهد یا دانشجو را به مشاوره شغلی و/یا معاونت تهذیب ارجاع دهد و پس از گذراندن مشاوره شغلی یا اعلام نظر کارشناس تهذیب نتیجه را ثبت نماید.
دانشجویانی که در مصاحبه عمومی قبول شده باشند می توانند برای مصاحبه اختصاصی اعلام آمادگی نمایند و با انتخاب یکی از زمانهای از پیش تعیین شده برای مصاحبه اختصاصی فرآیند مصاحبه اختصاصی را آغاز کنند.
در مصاحبه اختصاصی مصاحبه گر بر اساس فرمهای خاص خود با دانشجو مصاحبه کرده و در نهایت  یا مستقیماً نتیجه را برای وی می کند یا ثب نتیجه را منوط به گذراندن دوره آموزشی خاصی می نماید که دانشجو موظف به شرکت در دره و ارائه مدرک آن جهت ثبت نتیجه مصاحبه می باشد.
نتیجه فرآیند شناسایی، مصاحبه عمومی و مصاحبه اختصاصی بر ای دانشجو مجموعه از اولویت هایی است که به دانشجو اختصاص می یابد و مدیر سیستم می تواند بر مبنای تقاضای ارگانها دانشجو ها را بر این اساس معرفی نماید.
معرفی دانشجویان
پس از اعلام نیاز  ارگانها مدیر سیستم (ستاد یا استان) با فیلتر کردن لیست دانشجویان شناسایی شده بر مبنای پارامترهای مختلف (و مورد نظر ارگان) را بررسی کرده و در نهایت فهرستی از دانشجویان واجد شرایط را تهیه و برای اعلام نظر به واحد بررسی و آمار ارجاع می دهد. پس از اعلام نظر واحد بررسی و آمار لیست نهایی (شامل مشخصات فردی و خلاصه ای از سوابق دانشجو) به ارگان مورد نظر فرستاده می شود. ارگان نیز با مصاحبه یا هر روش خاص خود از میان دانشجویان معرفی شده موارد مورد نظر را انتخاب کرده و لیست دانشجویان انتخاب شده را به استان یا ستاد گزارش می دهد. از این به بعد دانشجویان انتخاب شده با سیستم دانش آموختگان از طریق فرآیند پشتیبانی در ارتباط هستند.
پشتیبانی از دانشجویان
دانشجویانی که در ارگانها مشغول به کار می شوند می تواند از طریق سیستم به صورت دوطرفه (ثبت درخواست و مشاهده پاسخ) مجموعه ای از درخواست ها را در سیستم ثبت کرده و نتایج آنها را مشاهده کنند. این درخواستها شامل درخواست دوره آموزشی، مشاوره تحصیلی، آموزش غیر حضوری و ... می باشد. در مورد آموزش های حضوری دانشجویان برای یک دوره آموزشی در خواست می دهند و ستاد یا استان با بررسی درخواست های ارسال شده در صورت به حد نصاب رسیدن درواست ها دوره مربوطه را تشکیل می دهد.
همچنین سیستم پشتیبانی باید قادر باشد تا مجموعه ای از اخبار و اعلانات را به صورت فردی یا گروهی برای دانشجویان ارسال نماید. به عنوان مثال اطلاع رسانی در مورد دوره های خاص، احادیث بزرگان، اخبار تخصصی و .... که این موارد یکطرفه بوده و نیازی به پاسخ ندارد.
تعریف اشل امتیازی
پس از فرآیند شناسایی دانشجو در ابتدای امر سیستم بر مبنای اطلاعاتی که دانشجو در سیستم ثبت نموده (ادعاهای دانشجو) با توجه به اشل امتیازی تعریف شده، امتیازاتی را برای هر بخش در نظر گرفته و با محاسبه مجموع امتیازات و برمبنای آن به صورت هوشمند اولویت های خاصی را برای دانشجو پیشنهاد می دهد.
این اشل امتیازی و اینکه هر بخش چه امتیازی دارد توسط کاربر ستاد در سیستم تعریف می شود.

گزارشات مورد نیاز
بخش گزارش در این سیستم از جمله مهمترین بخش های مورد تاکید مسئولین مربوطه می باشد و به نظر می رسد نحوه عملکرد آن نقش مهمی در پذیرش سیستم از سوی کاربران نهایی خواهد داشت.
در زیر سیستم دانش آموختگان  در قسمتهای  شناسایی دانشجویان، ثبت نتیجه مصاحبه عمومی ، ثبت نتیجه مصاحبه اختصاصی و اختصاص اولویت مجموعه ای از فیلدهای داده وجود دارد که طبق درخواست کاربران باید بتوان روی تک تک این موارد عمل فیلتر کردن را انجام داد.
اهمیت این بخش به دلیل نقش این  عملکرد  در شناسایی دانشجویان و معرفی به ارگان ها می باشد.

نکته: به نظر می رسد سیستمی برای تولید آزمونهای چندگزینه ای با امکان تعریف روند امتیازی برای محاسبه نتیجه لازم است.
نکته: در حال حاضر اطلاعات دانشجویان در سیستمی ساده (نوشته شده با VB 6.0) ثبت و نگهداری می شود که اطلاعات مربوط به بررسی آن به زودی ارسال خواهد شد.
نکته: فرآیند شناسایی دانشجویان در زیر سیستمهای دیگری با برخی آیتمهای متفاوت نیز وجود دارد.